Skrzynka z narzędziami

Whistleblowing system by e-nform

 

 

Wczesna identyfikacja zagrożeń istotnie wpływa na efektywność przeciwdziałania nieprawidłowościom, które – jeżeli nie zostaną powstrzymane na odpowiednim etapie – mogą przynieść dalece negatywne konsekwencje dla organizacji. Wyprzedzająca informacja może przyczynić się między innymi do zapobieżenia zdarzeniom grożącym życiu i zdrowiu osób, mieniu, istotnym zasobom informacyjnym organizacji czy działaniom powodującym nadmierne i nieuzasadnione koszty działalności.

Różnego rodzaju problemy, zagrożenia czy działania związane z naruszeniem przepisów nawet przez dłuższy czas mogą być niezauważalne przez kierownictwo organizacji, co tylko potęguje ewentualny rozmiar szkód, nie tylko finansowych, ale także reputacyjnych. Wzrost strat będzie adekwatny do słabości mechanizmów kontroli zastosowanych w organizacji.

W każdej organizacji źródła wiedzy o nieprawidłowościach mogą być różne, w tym m.in. osobowe (pracownicy, kontrahenci, klienci, udziałowcy), instytucjonalne (organy ścigania, organy kontroli i nadzoru) czy technologiczne (systemy informatyczne). Badania jak również praktyka wskazują, że najskuteczniejszym źródłem informacji o problemach w organizacji są jej pracownicy.

 

Anonimowe zgłoszenia są najskuteczniejszym narzędziem wykrywania nieprawidłowości (45% zgłoszeń wg badań PwC1, 40 % zgłoszeń wg badań ACFE2)

 

Skoro pracownicy są najlepszym źródłem takich informacji, niezbędne jest zapewnienie efektywnej i bezpiecznej komunikacji z kadrą zarządzającą. Rolę takiego bezpiecznego kanału komunikacyjnego pełni nowoczesna aplikacja e-nform pozwalająca na jawne, jak i anonimowe przekazywanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji (z ang. whistleblowing systems). Stanowi ona nie tylko narzędzie do skutecznego wykrywania naruszeń, ale także do identyfikacji wszelkiego rodzaju wewnętrznych i zewnętrznych zagrożeń dla organizacji.

 

Co więcej, platforma e-nform pozwala również pracownikom na bezpieczne i skuteczne przekazywanie swoich uwag i sugestii wspierających samodoskonalenie i rozwój organizacji. Dotyczy to zarówno procesów wewnętrznych (np. organizacja i bezpieczeństwo pracy), jak i zewnętrznych (np. sprzedaż produktów i usług).

 

Aplikacja e-nform to przede wszystkim:

• bezpieczna i efektywna platforma do anonimowego dialogu między pracownikami i pracodawcą umożliwiająca efektywne zgłaszanie:
• - nieprawidłowości/problemów w organizacji (sygnaliści);
• - pomysłów usprawniających procesy w organizacji;
• możliwość konfiguracji przez Klienta niektórych elementów systemu zgłoszeniowego, w tym m.in. tworzenia i modyfikacji typów zgłoszeń;
• sprawne zarządzanie uprawnieniami dostępu do sytemu zgłoszeniowego; administrator aplikacji e-nform ma możliwość dokładnego określenia i konfiguracji uprawnień dostępu dla koordynatorów systemu;
• efektywne zarządzanie zgłoszeniem, poprzez:           

         - monitorowanie procesu jego rozpatrywania,

         - prowadzenie dialogu ze zgłaszającym,

         - gromadzenie i przetwarzanie informacji dotyczących danego zgłoszenia w jednym miejscu.

• możliwość bieżącej analizy zgłoszeń, m.in. pod względem ich liczby, rodzaju, przydatności, a także skuteczności ich obsługi; aplikacja pozwala na generowanie raportów obejmujących wybrany przez koordynatora zakres informacji i odnoszący się do określonego przedziału czasowego;
• efektywne i zgodne z prawem zarządzanie danymi osobowymi; aplikacja wspiera Administratora danych w przetwarzaniu danych osobowych i danych wrażliwych;
• możliwość zarządzania wieloma instancjami aplikacji wdrożonymi w ramach jednej organizacji, grupy kapitałowej (np. podmiot nadrzędny może administrować wszystkimi aplikacjami wdrożonymi w podmiotach podległych/zależnych);
• intuicyjny oraz przyjazny interfejs aplikacji, zapewniający komfort użytkowania zarówno osobom przekazującym informacje, jak i osobom, które nimi zarządzają;
• elastyczne i stale rozbudowywane o nowe funkcjonalności oprogramowanie, które może być rozbudowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb Klienta; przy rozwoju aplikacji uwzględniane są zarówno sugestie klientów, jak i pomysły specjalistów ze strony producenta;
  

Aplikacja e-nform przeznaczona jest dla każdej organizacji zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, której celem jest:

• skuteczne wykrywanie i zapobieganie nieprawidłowościom;
• efektywne rozwiązywanie problemów wewnątrz organizacji;
• doskonalenie oraz rozwój prowadzonej działalności;
• spełnienie wymogów prawnych w zakresie wdrożenia anonimowego systemu zgłaszania nieprawidłowości (w szczególności sektor bankowy i finansowy).