• concept-of-business-strategy-pwaks88_2

     

    Strategia zarządzania ryzykiem w procesie zamówień publicznych

     

    Proces zamówień publicznych stanowi element finansów publicznych obejmujący szczegółowe rozwiązania dotyczące procedur wydatkowania środków publicznych. Na gruncie prawa polskiego od 2 marca 2004 r. do 31 grudnia 2020 r. zasady udzielania zamówień publicznych są sprecyzowane w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843), która zastąpiła ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 1994 r. nr 76, poz. 344). Stanowi ona implementację do prawa polskiego przepisów odpowiednich dyrektyw Unii Europejskiej, w szczególności 2004/18/WE, 2004/17/WE, 89/665/EWG i 92/13/EWG. Od 1 stycznia 2021 roku na gruncie prawa polskiego zasady udzielania zamówień publicznych będzie regulować ustawa z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019), a sposób jej wejścia w życie określa ustawa z dnia 11 września 2019 r. ‒ Przepisy wprowadzające ustawę ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2020). Do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych są zobowiązane w szczególności podmioty sektora finansów publicznych, a także m.in. inne podmioty o podobnym charakterze lub kontrolowane w określony sposób przez jednostki sektora finansów publicznych, jeśli nabywają dostawy, roboty budowlane lub usługi. Zamówień udzielać można w ośmiu opisanych w ustawie trybach:

    1. przetargu nieograniczonego,
    2. przetargu ograniczonego,
    3. negocjacji z ogłoszeniem,
    4. dialogu konkurencyjnego,
    5. negocjacji bez ogłoszenia,
    6. zamówienia z wolnej ręki,
    7. zapytania o cenę,
    8. licytacji elektronicznej.

    Przez strategię zarządzania ryzykiem w procesie zamówień publicznych należy rozumieć zdefiniowanie podstawowych pojęć, określenie ram procesu zamówień publicznych, identyfikację ryzyk występujących w procesie oraz mechanizmów kontroli, ocenę ryzyka inherentnego i rezydualnego, zaprezentowanie wyników analizy ryzyka procesu zamówień publicznych za pomocą mapy ryzyka, skonfrontowanie oceny ryzyka rezydualnego z oceną ryzyka akceptowalnego  w zamówieniach publicznych oraz strategię zarządzania ryzykiem rezydualnym.

     

    Zarządzanie ryzykiem jest gwarancją sukcesu, wobec tego zarządzający winni widzieć potrzebę zabezpieczenia się przed różnymi rodzajami ryzyk. Organizacja winna wdrożyć system zarządzania ryzykiem, który ma na celu zapewnienie należytej skuteczności i efektywności całego systemu kontroli wewnętrznej w organizacji. Zarządzanie ryzykiem musi być spójne z strategią i opisane w dokumencie, który będzie określał zasady, narzędzia i sposób funkcjonowania poszczególnych elementów systemu zarządzania ryzykiem. Narzędzia wykorzystywane w zarządzaniu ryzykiem to między innymi kategorie ryzyk, macierze mierników oceny ryzyka, rejestr ryzyk, karty ryzyka, mapa ryzyka. Na tej podstawie należy przygotować reakcje na ryzyka, które umożliwią ograniczenie zagrożeń i realizację założonych celów. System zarządzania ryzykiem winien być oparty na rozwiązaniach przyjętych w standardzie COSO II.

     

    Ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń o negatywnych skutkach, wywołane przez czynniki wewnętrzne i/lub zewnętrzne, które mogą mieć niekorzystny wpływ na osiągnięcie celów. Skutek pozwala określić zasięg i oszacować skalę oddziaływania danego ryzyka na organizację.

     

    Mechanizmy kontrolne funkcjonujące w organizacji mają za zadanie zmniejszać prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oraz w przypadku zmaterializowania się ryzyka minimalizować skutki. Mechanizmy kontrolne to czynności lub rozwiązania techniczne i organizacyjne, które mają zastosowanie w ramach ustalonych odpowiedzi na ryzyko.

     

    Zarządzanie ryzykiem obejmuje ustalenie celów, identyfikację ryzyka, ocenę ryzyka, reakcje na ryzyko, tworzenie informacji i komunikacji oraz monitorowanie i dokumentowanie.

     

    Mapa ryzyka klasyfikuje rodzaje ryzyka według potencjalnego prawdopodobieństwa i skutków oraz umieszcza je na mapie, w odpowiednim kwadracie. W bardzo przejrzysty sposób przedstawia ekspozycję organizacji na ryzyko z jednoczesnym wskazaniem koniecznego sposobu zarządzania ryzykiem. Jest prostym narzędziem, umożliwiającym określenie poziomu istotności. Zarządzający w oparciu o mapę ryzyka wiedzą, które ryzyka wymagają zapobiegania u źródła, które wykrycia i monitorowania, które minimalnej kontroli, a które tylko monitorowania. Dzięki mapie, ryzyka o niskiej wartości nie będą nadmiernie absorbować zarządzających, natomiast ryzyka o znacznej wartości będą należycie zabezpieczone.   

     

    Justyna Kronstedt – certyfikowany audytor, doświadczony konsultant, trener i wykładowca Polskiego Instytutu Kontroli Wewnętrznej

     

    Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasze szkolenie online z tej tematyki: https://www.pikw.pl/strategia-zarzadzania-ryzykiem-w-procesie-zamowien-publicznych-12-pkt-cpe-nasba,art_521_620.html